Meetings designed to update the project status are often not very popular among managers. They know very well that there is a huge time commitment ahead in order to list all the facts and figures, create charts and tables, put them in a concise order and create a presentation. Once this is done, it still needs to be rehearsed. This last step before the presentation is usually neglected, because theoretically speaking, everything is done and the short talk can be held easily. In reality, however, it much rather leads to an unclear sequence and long monologues that nobody wants to be there for. This leads to delays or even boycotting of the meeting by employees who can allegedly spend their time more sensibly. And as soon as it comes to a technical problem, you are completely lost. No wonder the status report is not popular. It means a lot of work for the manager and wasted time for the rest of the department. Of course, there are many companies that organize the reports in the form of a handout. This logically eliminates the need for practicing, but the text must be more detailed instead, as you want to make sure that everyone understands the content.
You are probably wondering how you can make the status reports informative and structured for both sides under these circumstances. That is why we have decided to provide you with a solution.
Consider using project management software
Let's identify the root of the problem: in many companies, diagrams from countless programs and folders are still being searched for all collations and reports, just to get an overview of the data to be presented. Most of the time the information is incomplete, and you have to be on the phone for hours until you find the right person to give you information. Only then can you start to gather all the information in the form of a PowerPoint presentation. You spend a lot of time formatting and outlining, even though you could save so much time if you provided your employees with project management software. This gives everyone access to a common platform where workflows, tasks, network plans, spreadsheets and much more information can be shared. This means that all the necessary information for your status report, among other things, is immediately available and everyone is up to date. You shorten the preparation time for your presentation as well as the time that is normally taken for queries and everyone can get the latest information, no matter if they can attend your presentation or not. Even employees who are not in the same department can easily follow everything. So the software is a definite advantage for everyone.
Still, you can't completely do without your status report, of course. After all, it’s a good opportunity to talk through all the points and to look for new solutions together. This is why we have also collected some valuable tips for you on how to structure your meeting in a meaningful way.
How to structure your project status report
First, start with a brief introduction. For this, summarize the most important components of your presentation. If your employees know from the start what to expect, they will have more time to think about the topics and can better estimate how much time is needed. If you are going to do the report as a handout, write either a short table of contents or 2-3 sentences that you highlight on the first page.
How to make your project status report productive
Next, you should provide an update on your schedule. For this, it's best to include a graphic so that the schedule is clear and understandable to everyone and write under which section it can be found in your software. Deliberately address productivity indicators, such as buffers, so that everyone is immediately aware of whether the upcoming projects can be completed within the specified timeframe, or whether you need to pay more attention to a few of them. If a project is already clear that you will not be able to complete it on time or only with the buffer included, it is advisable to provide information about the risks involved. List the specific facts and figures and consider in advance whether there are any additional costs associated with them. If you are giving your report in the form of a presentation, you can set a timeslot for this part of your projects by having a short exchange regarding this. This way, each of the participants can give short feedback and you can advise each other on how to manage to recover or not to exceed the time. You can also include an overview of each of your projects, which shows your total costs, and current "credit". This way, you and your employees are up to date both in terms of time and finances.
How often should there be project status reports?
Now that you know how to put together your report in a meaningful way, there’s only one question remaining: How often should you write or present status reports? Well, it varies. Usually, companies announce all news, projects and tasks once a week. This interval is certainly sufficient for most companies; however, you should consider preparing them e.g., twice a week, especially if your company does not have project
management software. In some cases, a bi-weekly to monthly report may also be sufficient. Companies that work on many longer-term projects can therefore invest more time in other processes and in return disclose more information in the status reports. Of course, the intervals may change over the years, depending on the nature of the projects.
In any case, the most important thing is to make this source of information accessible to all employees. If your company supports written reports, create a folder containing all the documents, so that nothing gets lost in your emails. If you hold the reports in the form of presentations, record them and share the PowerPoint you use with your colleagues. This way, important topics will remain relevant, and you will have quick access to them.
How to keep an overview of the status reports
Also remember to give your status report a meaningful name. Of course, you could just go ahead and assign a number to each and everyone of them, but that way, it’s gonna be quite hard to find the status report you want to take a look at. That’s why it’s advisable to name the reports by the current month and year, plus a unique title consisting of the main topic(s) of the report.
Meetings, die zur Aktualisierung des Projektstands dienen sind oft nicht besonders beliebt unter Managern. Sie wissen genau, dass ein großer zeitlicher Aufwand bevorsteht, um alle Zahlen und Fakten aufzulisten, Diagramme und Tabellen zu erstellen, sie in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen und eine Präsentation daraus zu kreiren. Wenn dies einmal erledigt ist, will der Vortrag noch eingeübt sein. Dieser letzte Schritt vor der Präsentation wird meistens vernachlässigt, da man theoretisch alles erledigt hat und das bisschen Vortrag ja mit Links schafft. In Wahrheit führt es allerdings eher zu Unsicherheit und langen Monologen und das Zeitmanagement ist mangelhaft. Es kommt zu Verspätungen oder sogar Boykottierung der Besprechung durch die Mitarbeiter, die ihre Zeit angeblich sinnvoller verbringen können. Dann braucht es nur noch ein technisches Problem zu geben, und das Chaos ist perfekt. Kein Wunder also, dass der Statusbericht nicht populär ist. Er bedeutet viel Arbeit für den Manager und verschwendete Zeit für den Rest der Abteilung. Natürlich gibt es auch viele Unternehmen, die die Berichte in Form eines Handouts organisieren. Dabei fällt logischerweise der Vortrag weg, allerdings ist dabei der Text ausführlicher zu behandeln, da Sie ja erreichen wollen, dass der Inhalt für alle verständlich ist.
Warscheinlich fragen Sie sich, wie Sie es unter diesen Voraussetzungen schaffen können, die Statusberichte für beide Seiten informativ und strukturiert zu gestalten. Genau deshalb haben wir beschlossen, einen Lösungsweg für Sie bereit zu stellen.
Projektmanagement Software als Hilfestellung
Fangen wir bei der Wurzel des Problems an: in vielen Unternehmen werden bis heute Diagramme aus unzähligen Programmen und Ordnern nach allen Zusammenträgen und Berichterstattungen durchforstet, nur um sich einen Überblick über die zu präsentierenden Daten zu verschaffen. Meistens sind die Informationen dann unvollständig und Sie müssen stundenlang telephonieren, bis Sie den richtigen Ansprechpartner finden, der Ihnen Auskunft gibt. Danach fangen Sie an, alle Informationen in Form von einer Powerpoint Präsentation zusammenzutragen. Sie verbringen viel Zeit mit der Formatierung und Gliederung. Dabei können Sie so viel Zeit sparen, wenn Sie Ihren Mitarbeitern eine Projektmanagement-Software zur Verfügung stellen. Dadurch hat jeder Zugriff auf eine gemeinsame Plattform, auf der Arbeitsabläufe, Aufgaben, Netzwerkpläne, Tabellenkalkulationen und viele weitere informationen geteilt werden können. Somit sind alle nötigen Informationen unter anderem für Ihren Statusbericht sofort abrufbar und jeder ist auf dem neuesten Stand. Sie verkürzen die Vorbereitungszeit für Ihre Präsentation sowie die Zeit die normalerweise für Rückfragen in Anspruch genommen wird und jeder kann sich über die neuesten Abläufe informieren, egal ob er an Ihrem Vortrag teilnehmen kann oder nicht. Sogar Mitarbeiter, die nicht in derselben Abteilung sind, können ganz einfach alles mitverfolgen. Die Software ist also ein eintscheidender Vorteil für alle.
Trotzdem können Sie natürlich nicht komplett auf Ihren Statusbericht verzichten. Schließlich bietet er eine gute Möglichkeit, alle Punkte gemeinsam durchzusprechen und zusammen nach neuen Lösungsmöglichkeiten zu suchen. Auch hierfür haben wir einige wertvolle Tipps für Sie gesammelt, wie Sie Ihre Besprechung sinnvoll gliedern:
So bringen Sie Struktur in Ihren Statusbericht
Starten Sie als erstes mit einer kurzen Einleitung. Fassen Sie hierfür die wichtigsten Bestandteile Ihrer Präsentation zusammen. Wenn Ihre Mitarbeiter von vorne herein wissen, was sie erwartet, haben sie mehr Zeit sich Anhaltspunkte zu den jeweiligen Themen zurechtzulegen und können besser einschätzen wie viel Zeit benötigt wird. Wenn Sie den Bericht in Form von einem Handout gestallten wollen, schreiben Sie entweder ein kurzes Inhaltsverzeichnis oder 2 - 3 Sätze die Sie auf der ersten Seite besonders hervorheben.
So gestalten Sie Ihren Projektstatusbericht produktiv
Als nächstes sollten Sie ein Update zu Ihrem Zeitplan bereitstellen. Hierfür fügen Sie am besten eine Grafik ein, damit der Zeitplan für alle übersichtlich und verständlich ist und schreiben dazu, unter welcher Rubrik er in Ihrer Software zu finden ist. Gehen Sie bewusst auf Produktivitätsindikatoren wie zum Beispiel Puffer ein, damit jedem unmittelbar bewusst ist, ob die anstehenden Projekte innerhalb des festgelegten Zeitraums beendet werden können, oder ob Sie ein paar davon besondere Aufmerksamkeit schenken müssen. Falls bei einem Projekt bereits klar ist, dass Sie es nicht pünktlich bzw. nur mit dem Puffer eingerechnet abschließen können, ist es empfehlenswert über die damit verbundenen Risiken Auskunft zu geben. Listen Sie die spezifischen Zahlen und Fakten auf und überlegen Sie im Vorraus, ob damit zusätzliche Kosten verbunden sind. Wenn Sie Ihren Bericht in Form von einer Präsentation abhalten, können Sie für diesen Teil Ihrer Projekte einen Timeslot festlegen, indem ein kurzer Austausch diesbezüglich stattfindet. So kann jeder der Beteiligten ein kurzes Feedback geben und Sie können sich gegenseitig beraten, wie Sie es schaffen können, die Zeit wieder aufzuhohlen bzw. nicht zu überschreiten. Sie können auch zu jedem Ihrer Projekte eine Übersicht einfügen, die Ihre Gesamtkosten, und aktuelles “Guthaben” wiedergibt. So sind Sie und Ihre Mitarbeiter sowohl zeitlich, als auch finanziell auf dem neusten Stand.
Wie oft soll es Projektstatusberichte geben
Jetzt wo Sie wissen, wie Sie Ihren Bericht sinnvoll zusammenstellen bleibt nur noch eine Frage offen: Wie oft sollten Sie Statusberichte schreiben bzw. präsentieren? Nun, es ist ganz unterschiedlich. Normalerweise geben Unternehmen einmal in der Woche über alle Neuheiten, Projekte und Aufgaben bekannt. Dieser Abstand ist sicher ausreichend für die meisten Firmen, allerdings sollten Sie in Betracht ziehen, diese z.B. zweimal die Woche aufzubereiten, vor allem, wenn ihr Unternehmen nicht über eine Projektmanagement Software verfügt. In manchen Fällen kann auch ein zweiwöchiger bis monatlicher Bericht genügen. Unternehmen, die an vielen längerfristigen Projekten arbeiten, können demnach mehr Zeit in andere Abläufe investieren und dafür in den Statusberichten mehr Informationen offenlegen. Die Zeitabstände können sich natürlich über die Jahre verändern, je nach Art der Projekte.
Am wichtigsten ist es jedenfalls, diese Informationsquelle für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen. Wenn Sie die Berichte schriftlich gestalten, legen Sie einen Ordner mit allen darin ennthaltenen Dokumenten an, sodass nichts im e-mail Schriftverkehr verlohren geht. Wenn Sie die Berichte in Form von Präsentationen abhalten, nehmen Sie diese auf und teilen Sie die verwendete PowerPoint mit Ihren Kollegen. So bleiben wichtige Themen relevant und Sie haben schnellen Zugang darauf.
So behalten Sie den Überblick über Ihre Statusberichte
Denken Sie auch daran, Ihren Statusberichten einen aussagekräftigen Namen zu geben. Sie könnten natürlich auch einfach jedem einzelnen Bericht eine Nummer zuweisen, aber dann wäre es ziemlich schwierig, den gewünschten Statusbericht zu finden. Deshalb ist es ratsam, die Berichte nach dem aktuellen Monat und Jahr zu benennen und ihnen einen eindeutigen Titel zu geben, der aus den Hauptthemen des Berichts besteht.
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