Every successful project has its ups and downs and in order to optimally control and monitor the associated processes, project phases, and timelines, it is essential to constantly review and question the respective project areas. Of course, this doesn't mean throwing the whole project overboard at the slightest sign of errors or inconsistencies, but it is essential to welcome changes in projects.
We know that many would prefer to create a project plan once and then stick to it, but many bottlenecks only become apparent as the project progresses and the question will always arise as to whether a change to the plan would improve the circumstances. This process of questioning the project situation is called change management.
In our blog article, we would like to go into more detail on this topic and explain the importance and the area of responsibility of change managers, change management in the context of project management and the advantages of change management and we’ll break down how project management software can help you to operate successful change management.
What is change management and why is it so important?
Let's start with the basics: Change management is the strategic analysis of different circumstances of the processes occurring in the project. Change managers work with tools and software that support them in making changes to the project plan and integrating them without creating additional bottlenecks. This ensures that project plans do not become outdated and that projects go to market as quickly as possible.
Change management in the context of project management
You are probably wondering how change management can be successfully carried out in collaboration with project management teams. For this purpose, we would like to draw your attention to the differences and similarities between the two topics first.
Project management is concerned with the general planning and management of projects, while the focus of change management is rather on the recording, checking and improvement of projects.
Thus, both areas deal with the same topic, but change managers are constantly looking at new ways to optimize the project and need to be in constant exchange with project managers. Oftentimes, entire change management teams are hired to ensure that improvements in the project plan are noticed and successfully implemented by project managers.
Advantages of change management
Successful change management has many advantages. For example, bottlenecks can usually be completely avoided if managers in the respective position analyze the projects extensively and enable their colleagues to act early in the event of stumbling blocks in the project by working transparently. Through this process, managers learn about the critical patterns of projects among other things and can anticipate their approach when planning similar projects in the future which in turn saves a lot of time. The resulting improved collaboration makes employees as well as customers happy, products can be marketed faster, and costs are lower.
How project management software can help you manage changes successfully
Even though project management and change management differ from each other, they pursue the same essential goal: to get projects to market successfully. So, it's no major surprise that an intelligent PM software solution can also help you with change management processes. But how exactly does the right software enable you to collaborate meaningfully with project managers, keep track of the current status of each project, and do it all with optimal time and resource management? Good question!
In order to achieve the above-mentioned goals, it is important that your PM software provides quick insights into the project plans for everyone responsible. Only in this way can constant exchange and effective collaboration be carried out. It is also important to note that all responsible team members must have access to the respective data or can be assigned responsibilities so that everyone knows what their team members are working on. Changes must be directly visible to everyone in the tool, and tasks should be able to be issued and adapted to new situations with just a few clicks. Another useful feature is the early warning system specialized in detecting bottlenecks. This coveted feature allows change managers to quickly find out in seconds where bottlenecks may occur or more resources are needed.
Conclusion:
Change management, unlike classic project management, deals with optimizing projects and ironing out mistakes, saves time and money, increases employee as well as customer satisfaction, and helps even in critical situations such as bottlenecks, to keep project plans and phases in order and get products to market faster. Especially if you are already using suitable PM software, we would like to encourage you to deal with the topic extensively and especially for larger companies it is recommended to hire a change manager or a team responsible for it.
Jedes erfolgreiche Projekt hat seine Höhen und Tiefen und um die damit verbundenen Prozesse, Projektphasen und Zeitachsen optimal zu steuern und zu überwachen, gehört es dazu, die jeweiligen Projektbereiche immer wieder zu überprüfen und zu hinterfragen. Natürlich ist damit nicht gemeint, das ganze Projekt beim kleinsten Anzeichen von Fehlern oder Unstimmigkeiten über den Haufen zu werfen, jedoch ist es essenziell, Änderungen in Projekten zu begrüßen.
Wir wissen, dass viele am liebsten einmalig einen Projektplan erstellen und diesem dann getreu bleiben möchten, doch viele Engpässe werden erst im Laufe des Projekts sichtbar und es wird sich immer wieder die Frage stellen, ob eine Planänderung die Gegebenheiten nicht verbessern würde. Dieser Prozess des Hinterfragens bzw. der Ausbesserung der Projektsituation wird als sogenanntes Änderungsmanagement bezeichnet.
Im Rahmen unseres Blogartikels möchten wir auf dieses Thema genauer eingehen und Ihnen die Bedeutung bzw. das Aufgabengebiet von Änderungsmanager:innen, Änderungsmanagement im Zusammenhang mit Projektmanagement und Vorteile von Änderungsmanagement näherbringen und aufschlüsseln, wie Projektmanagement Software Ihnen helfen kann, erfolgreiches Änderungsmanagement zu betreiben.
Was ist Änderungsmanagement und warum ist es so wichtig?
Starten wir zunächst mit den Basics: Beim Änderungsmanagement (Change management auf Englisch) handelt es sich um das strategische Analysieren unterschiedlicher Gegebenheiten der im Projekt vorkommenden Prozesse. Änderungsmanager:innen arbeiten mit Tools und Software, die sie dabei unterstützt Änderungen im Projektplan vorzunehmen und diese möglichst ohne zusätzlich entstehenden Engpässe zu integrieren. So veralten Projektpläne nicht und es wird sichergestellt, dass Projekte so schnell es geht erfolgreich auf den Markt gebracht werden.
Änderungsmanagement im Zusammenhang mit Projektmanagement
Bestimmt fragen Sie sich nun, wie Änderungsmanagement erfolgreich in Kollaboration mit den Projektmanagement-Teams ausgeführt werden kann. Hierfür möchten wir zunächst auf die Unterschiede und Gemeinsamkeiten der beiden Themenbereiche aufmerksam machen.
Beim Projektmanagement geht es um die generelle Planung und Leitung von Projekten, während der Fokus beim Änderungsmanagement eher auf dem Erfassen, Überprüfen und Verbessern von Projekten liegt.
Somit beschäftigen sich beide Bereiche mit dem gleichen Thema, doch Änderungsmanager schauen sich ständig nach neuen Möglichkeiten zur Optimierung des Projektes um und müssen im ständigen Austausch mit Projektmanagern sein. Oftmals werden dafür ganze Änderungsmanagement-Teams eingestellt, die darauf achten, dass Ausbesserungen im Projektplan von Projektmanagern wahrgenommen und erfolgreich umgesetzt werden.
Vorteile von Änderungsmanagement
Mit der Anwendung erfolgreichem Änderungsmanagements gehen zahlreiche Vorteile einher. Z.B. können Engpässe meist vollständig umgangen werden, wenn Manager:innen in der jeweiligen Position die Projekte umfangreich analysieren und durch eine transparente Arbeitsweise ihre Kolleg:innen dazu befähigen, im Fall von Stolpersteinen im Projekt frühzeitig zu handeln. Durch diesen Prozess lernen Verantwortliche die unter anderem kritischen Muster von Projekten kennen und können ihre Herangehensweise bei der Planung ähnlicher Projekte in Zukunft vorausschauend gestalten, was wiederum eine Menge Zeit spart. Die daraus entstandene verbesserte Zusammenarbeit macht Mitarbeiter:innen sowie Kund:innen glücklich, die Produkte können schneller vermarktet werden und es fallen weniger Kosten an.
Wie Projektmanagement-Software Ihnen helfen kann, erfolgreiches Änderungsmanagement zu betreiben
Auch wenn Projektmanagement und Änderungsmanagement sich voneinander unterscheiden, verfolgen sie doch dasselbe wesentliche Ziel: Projekte erfolgreich auf den Markt zu bringen. Dass eine intelligente Software-Lösung im Bereich PM Sie also auch bei Prozessen im Änderungsmanagement weiterbringen kann, ist keine große Überraschung. Doch wie genau ermöglicht die richtige Software es Ihnen, sinnvoll mit Projektmanagern zu kollaborieren, den Überblick über den aktuellen Stand des jeweiligen Projekts zu behalten und das alles mit optimalem Zeit- und Ressourcenmanagement? Gute Frage!
Um die oben genannten Ziele zu erreichen, ist es wichtig, dass Ihre PM-Software jedem Verantwortlichen schnellen Einblick in die Projektpläne bietet. Nur so kann der ständige Austausch und eine effektive Kollaboration ausgeführt werden. Außerdem gilt zu beachten, dass alle verantwortlichen Teammitglieder Zugriff auf die jeweiligen Daten haben müssen bzw. Verantwortlichkeiten zugeteilt bekommen können, sodass jeder weiß, woran der Andere arbeitet. Änderungen müssen zudem direkt für alle im Tool erkennbar sein bzw. Aufgaben sollten mit wenigen Klicks erteilt und an neue Situationen angepasst werden können. Eine weitere nützliche Funktion stellt das Engpassfrühwarnsystem dar. Das begehrte Feature ermöglicht es Änderungsmanager:innen in sekundenschnelle herauszufinden, wo Engpässe auftreten können bzw. mehr Ressourcen notwendig sind.
Fazit:
Änderungsmanagement befasst sich anders als klassisches Projektmanagement mit der Optimierung von Projekten und dem Ausbügeln von Fehlern, spart Zeit und Geld, steigert die Zufriedenheit von Mitarbeiter:innen sowie Kund:innen und hilft selbst bei kritischen Situationen wie Engpässen, die Ordnung der Projektpläne und -phasen einzuhalten und Produkte schneller auf den Markt zu bringen. Vor allem wenn Sie bereits eine geeignete PM-Software verwenden, möchten wir Sie dazu ermutigen, sich umfangreich mit dem Thema zu beschäftigen und vor allem bei größeren Unternehmen ist es empfehlenswert, eine:n Änderungsmanager:in bzw. ein dafür verantwortliches Team einzustellen.
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