Linked projects allow you to bring complex projects into a hierarchical structure of main and subprojects. In today's article we want to show you how to use the new feature for your own company.
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Overview:
- What are linked projects?
- How to use linked projects correctly
- Advantages
- More info about linked projects
What are linked projects?
Linked projects are important whenever project scopes are too large and complex for single projects. They can be divided into main and subprojects and can be linked to each other. This simplifies the overview of complex projects and creates a clear hierarchy with dependencies. Responsibilities and resources are even easier to plan and deadlines can be met more reliably. In addition, main and subproject managers as well as the project team are informed about conflicts at an early stage.
How to use linked projects correctly
The new feature allows you to divide your projects into multiple subprojects with dependencies and buffered integration points. When it comes to large projects with several project members the new feature is essential to ensure a manageable plan and to identify bottlenecks early on. This is super important for use cases such as the development, assembly and delivery of large machine systems, the planning and execution of large IT and organizational projects and the support of product development processes (PEP) in larger companies.
First, create a common concept for the design phase in Allex and work out where it makes sense to create subprojects. They then go through design, purchasing, assembly and commissioning. After their completion they can finally be added back to the main project plan. You can easily view main projects as well as subprojects in individual timelines.
This allows you to keep an overview of all project phases in the main project, identify bottlenecks directly and plan through the details in the subproject overview.
Advantages
- Simplify complex projects & organize dependencies
- Improved transparency & collaboration
- Improved overview of bottlenecks & targeted risk management
How to benefit from using linked projects
1. Simplify complex projects & organize dependencies
To effectively plan complex projects and to present them in an organized way, the division into main and subprojects and their linking is a clever approach. This makes it easier for everyone involved to understand the scheduling dependencies between all the projects. In the timeline of each sub- and main project the links are clearly displayed so that the deadlines in all the integration points can be met.
2. Improved transparency & enhanced collaboration
By linking projects, you create more transparent project schedules and improve collaboration among your teams.
Everyone involved has a clear overview of the project plan and linked sub or main projects and can understand early on which project phases are directly related to other projects. This supports the assumption of responsibility and proactivity. Everyone involved knows what they must do and when. Tasks, goals and milestones are now transparent for everyone and thanks to subproject managers, each scope is clearly defined and assigned.
Collaboration outside your team is now smoother than ever. Simply invite external partners outside your organization to join your project via email. Now you can also view the progress of the ongoing project so that you’re well informed about the current status at any time.
Gain more visibility through a better overview of buffers, bottlenecks, etc. and perform targeted risk management. It is also way easier to split complex projects into small subprojects and thus make the dependencies between the various projects clear.
3. Improved overview of bottlenecks & targeted risk management
Linking projects creates a hierarchy between projects - you can define subprojects and main projects and determine at which integration point the link should be created.
Allex shows you all dependencies in linked projects at a glance. The selected integration point of a subproject indicates the schedule target for the subproject. This should be met so that the main project isn’t jeopardized. However, we know that this does not really correspond to reality. Therefore, it is essential for the project business to identify and indicate bottlenecks at an early stage. As soon as the subproject is delayed, Allex alerts you to the bottleneck and allows you to react quickly. Whether you follow up with subproject managers or update the status of project phases, every response is important to counteract the bottleneck.
Learn more about linked projects
Check out our blog article and Help Center to learn how to create linked projects in Allex.
Blog: Managing Complex Projects using Allex - Practical Example: Mechanical Engineering.
Help center: How can I link projects to each other?
Are you interested in linked projects and would like to learn more about how to use the new feature to your advantage? The attached sources do not answer all your questions? In that case, we would like to invite you to contact our Customer Support Team. Our experts are happy to take time to speak with you and can advise you on how to use linked projects for your company. Customer Success Services Page
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Seit Neuestem können Sie Projekte verknüpfen und haben somit die Möglichkeit, komplexe Projekte in eine hierarchische Struktur von Haupt- und Teilprojekten zu bringen. In unserem heutigen Artikel wollen wir Ihnen nun näherbringen, wie Sie die Vorteile des neuen Features gezielt in Ihrer eigenen Firma nutzen.
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Übersicht:
- Was sind verknüpfte Projekte?
- Wie Sie verknüpfte Projekte richtig anwenden
- Die Vorteile
- Weitere Infos zu verknüpften Projekten
Was sind verknüpfte Projekte?
Zuerst noch mal eine kurze Zusammenfassung: Verknüpfte Projekte sind ratsam, wenn der Projektumfang zu groß und komplex für ein einzelnes Projekt ist. Solche Projekte können in Haupt- und Teilprojekte aufgeteilt und untereinander verknüpft werden. Dadurch wird die Übersicht über komplexe Projekte vereinfacht und eine klare Hierarchie mit Abhängigkeiten erstellt. Verantwortlichkeiten und Ressourcen sind noch leichter zu planen und Termine besser zu steuern. Zudem werden Haupt- und Teilprojektleiter sowie das Projektteam frühzeitig über Konflikte informiert.
Wie Sie verknüpfte Projekte richtig anwenden
Wie oben zusammengefasst können Sie mit dem neuen Feature Ihre Projekte jetzt in mehrere Teilprojekte mit Abhängigkeiten und gepufferten Integrationspunkten unterteilen. Vor allem bei großen Projekten mit etlichen Projektbeteiligten wird das neue Feature beinahe essenziell, um für einen überschaubaren Plan zu sorgen und Engpässe frühzeitig zu erkennen. Dies gilt vor allem bei Use Cases wie der Entwicklung, Montage und Auslieferung von großen Maschinensystemen, der Planung und Durchführung von großen IT- und Organisationsprojekten und Unterstützung von Produktentwicklungsprozessen (PEP) in größeren Unternehmen.
Erstellen Sie zunächst in Allex ein gemeinsames Konzept für die Konstruktionsphase und überlegen Sie sich, an welchen Stellen es Sinn macht, Teilprojekte zu kreieren. Diese durchlaufen dann Konstruktion, Einkauf, Montage und Inbetriebnahme. Nach deren Vollendung können sie schließlich wieder in den Hauptprojektplan aufgenommen werden. Sie können Haupt- sowie Teilprojekte einfach in individuellen Zeitleisten ansehen.
Somit können Sie in der Hauptprojekt-Übersicht alle Projektphasen überblicken, Engpässe direkt identifizieren und in der Teilprojekt-Übersicht die Einzelheiten sauberer durchplanen.
Die Vorteile
- Komplexe Projekte vereinfachen & Abhängigkeiten übersichtlich gestalten
- Verbesserte Transparenz & verbesserte Zusammenarbeit
- Verbesserte Übersicht über Engpässe & gezieltes Risikomanagement
Wie Sie die Vorteile von verknüpften Projekten nutzen
1. Komplexe Projekte vereinfachen & Abhängigkeiten übersichtlich gestalten
Um vielschichtige Projekte effektiv durchzuplanen und übersichtlich darzustellen, ist die Unterteilung in Haupt- und Teilprojekte und deren Verknüpfung eine geschickte Vorgehensweise. Dadurch können alle Beteiligten die terminlichen Abhängigkeiten zwischen den Projekten besser nachvollziehen. In der Zeitachse jedes Teil- und Hauptprojektes werden die Verknüpfungen übersichtlich dargestellt, sodass die Deadlines in den jeweiligen Integrationspunkten eingehalten werden können.
2. Verbesserte Transparenz & verbesserte Zusammenarbeit
Durch die Verknüpfung von Projekten schaffen Sie transparentere Projektpläne und verbessern die Zusammenarbeit Ihrer Teams.
Alle Beteiligten haben eine klare Übersicht über den Projektplan und verknüpfte Teil- oder Hauptprojekte und können so frühzeitig erkennen, welche Projektphasen in direkter Abhängigkeit zu anderen Projekten stehen. Dies unterstützt die Verantwortungsübernahme und proaktives Handeln. Jeder Beteiligte weiß, was er bis wann zu erledigen hat. Aufgaben, Ziele und Meilensteine sind ab sofort für jeden transparent und durch den Einsatz von Teilprojektleitern ist jeder Umfang klar definiert und zugewiesen.
Aber auch die Kollaboration außerhalb Ihres Teams ist nun reibungsloser denn je. Laden Sie einfach externe Partner außerhalb Ihrer Organisation via E-Mail zu Ihrem Projekt ein, um es zu verknüpfen. Jetzt können Sie auch den Fortschritt des zulaufenden Projektes betrachten und sind jederzeit bestens über den aktuellen Stand informiert.
Sorgen Sie für mehr Sichtbarkeit durch einen besseren Überblick über Puffer, Engpässe etc. und betreiben Sie gezieltes Risikomanagement. Es ist außerdem grundsätzlich einfacher, komplexe Projekte in kleine Teilprojekte zu unterteilen und so die Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Projekten übersichtlich zu gestalten.
3. Verbesserte Übersicht über Engpässe & gezieltes Risikomanagement
Durch das Verknüpfen von Projekten wird eine Hierarchie zwischen den Projekten erstellt – Sie können Teil- und Hauptprojekte festlegen und bestimmen, an welchem Integrationspunkt die Verknüpfung erstellt werden soll.
Allex zeigt Ihnen auf einen Blick, wo in verknüpften Projekten Abhängigkeiten bestehen. Der gewählte Integrationspunkt eines Teilprojektes gibt die terminliche Zielsetzung für das Teilprojekt an. Diese sollte eingehalten werden, um das Hauptprojekt nicht zu gefährden. Jedoch wissen wir, dass dies nicht wirklich der Realität entspricht. Deshalb ist es für das Projektgeschäft unabdingbar, Engpässe frühzeitig zu identifizieren und anzuzeigen. Sobald sich das Teilprojekt verspätet, weist Allex Sie auf den Engpass hin und ermöglicht es Ihnen zu reagieren. Ob Sie nun bei den Teilprojektleitern nachhaken oder den Status der Projektphasen aktualisieren – jede Reaktion ist wichtig, um dem Engpass entgegenzuwirken.
Weitere Infos zu verknüpften Projekten
Schauen Sie sich unseren Blog Artikel und unser Help Center an und erfahren Sie, wie Sie verknüpfte Projekte in Allex erstellen.
Blog: Komplexe Projekte mit Allex steuern - Praxisbeispiel Maschinenbau
Helpcenter: Wie kann ich Projekte verknüpfen?
Das Thema verknüpfte Projekte interessiert Sie und Sie möchten gerne mehr darüber erfahren, wie Sie das neue Feature zu Ihrem Vorteil nutzen können? Auch die beigefügten Quellen beantworten nicht alle Ihre Fragen? Dann möchten wir Sie einladen, unser Customer Support Team zu kontaktieren. Unsere Experten nehmen sich gerne Zeit für Sie und Ihre Anliegen und können Sie dazu beraten, ob und wie Sie verknüpfte Projekte für Ihre Firma nutzen können. Customer Success Services Page
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