Starting point
Depending on the company you work for and the products you produce, you may be familiar with situations like the following: a complex production system has been sold and the project manager for the overall project has to make sure the project is being delivered successfully and on time.
In our example, the production system has been divided into several machines that serve the production process one after the other. The machines are grouped and commissioned at the same time. Before the final customer acceptance an overall commissioning is performed. There are individual machines that have to be provided by external suppliers or by the customer themselves at the time of commissioning.
Challenges
There are several challenges to overcome in this situation. Oftentimes, the main project manager isn’t fully aware, which of the sub-projects contain bottlenecks and which one is most critical to the overall schedule progress. On the other hand, it is difficult for the subproject managers to see the impact of their project on the overall plan.
A classic project plan structure can be very complex and confusing. Especially if only the creator of the plan understands and updates it. This leads to all other project participants having to spend lots of time to familiarize themselves and to understand the critical points in the plan.
Once the project has started, it is important to keep the plan up to date and to reflect delays in the plan in order to have a transparent basis for decision-making. This must be achieved at various levels: The internal teams may resort to using other planning tools or Excel lists than the project manager if the project plan is only used by him or her. External teams are responsible for partial deliveries and the project managers themselves maintain tasks and milestones. If this is not successful, coordination errors occur due to the outdated plans and incorrect decisions are made because delays are not detected in time.
Principle: Divide and rule
The project can be structured into several meaningful sub-projects that have clearly defined integration points. This simplifies the complexity of the overall plan and has several advantages:
- More clarity in case of delays about what is on the critical path
- Integration of external suppliers and provided products and machines are facilitated
- Subproject scopes can be clearly defined
- Integration points with timing can be clearly worked out
- Subproject leaders can be defined and their responsibilities are transparent
Let's take a look at this example:
Structure of the project plans
The subdivision into subprojects should be reflected accordingly in the project plan. In the example, the project is planned as follows:
- Main project - Form
- Subproject 1 - Handle Carton
- Subproject 2 - Fill
- Subproject 3 - Seal
- Subproject 4 - End packaging (External)
The dependencies between the plans are as follows:
- Main project plan
- Joint concept and design phase
- Release point: defines interfaces
- Division into the subprojects
- Subprojects
- Start immediately after the interfaces are released
- Go through typical processes: Design, purchasing, assembly and commissioning
- Integration point: commissioning
- Main project plan
- The integration points for the delivery of the machines are depicted again
- In the example there are three integration points
Project Execution
During the execution of the project, it is important that the subproject leaders update their project plan weekly (either directly themselves or through their project members). This is much easier for subproject managers and fits better with the reality of the subproject as they can build and adjust their own project plan in the subproject. The main project manager checks the project status of the overall project on a weekly basis. If there is no status update, there’s a follow up. This ensures that the project plan is up to date.
Conclusion
By splitting a complex project plan into several sub-projects, a simple and transparent status overview of the overall project with all sub-projects and integration points can be created. This leads to better decisions in the project.
Responsibilities and resources are clearly delineated and assigned to team boards, integration points are defined risk zones that allow easy control of resources, deadlines and quality and the main and sub-project managers as well as the project team all have an up-to-date status and are informed about conflicts at an early stage.
Ausgangslage
Je nach Unternehmen und Produkten kennen Sie ggf. die Situation, ein komplexes Produktionssystem wurde verkauft und als Projektleiter für das Gesamtprojekt, haben Sie jetzt die Aufgabe das Projekt erfolgreich und im Zeitplan auszuliefern.
In unserem Beispiel ist das Produktionssystem in mehrere Maschinen aufgeteilt, die nacheinander den Produktionsprozess bedienen. Die Maschinen werden gruppiert und zum selben Zeitpunkt in Betrieb genommen. Vor der finalen Kundenabnahme erfolgt eine Gesamtinbetriebnahme. Es gibt einzelne Maschinen, die von externen Lieferanten oder aber auch vom Kunden selbst zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme zur Verfügung gestellt werden müssen.
Herausforderungen
In einem solchen Projekt gibt es verschiedene Herausforderungen zu meistern. Oftmals ist es nicht einfach ersichtlich für den Hauptprojektleiter, welches der Teilprojekte der Engpass ist und für den zeitlichen Gesamtfortschritt am kritischsten ist. Auf der anderen ist es für die Teilprojektleiter schwierig, die Auswirkungen Ihres Projektes auf den Gesamtplan zu sehen.
Ein klassischer Aufbau eines Projektplanes kann sehr komplex und unübersichtlich werden. Meist entsteht dann die Situation, dass nur noch der Planersteller selbst, diesen versteht und aktualisiert. Alle anderen Projektbeteiligten jedoch viel Zeit benötigen, sich einzuarbeiten und die kritischen Punkte im Plan zu verstehen.
Ist das Projekt gestartet, gilt es diesen aktuell zu halten und Verspätungen und Verfrühungen im Plan abzubilden, um eine transparente Entscheidungsgrundlage zu haben. Dies muss auf verschiedenen Ebenen gelingen: Die internen Teams, die ggf. dazu ausweichen andere Planungstools oder Excel-Listen als der Projektleiter zu verwenden, wenn der Projektplan nur durch den Projektleiter genutzt wird. Externe Teams, die für Teillieferungen verantwortlich sind, sowie die Projektleiter selbst, die Aufgaben und Meilensteine pflegen. Gelingt dies nicht entstehen Abstimmungsfehler aufgrund der veralteten Pläne und werden ggf. falsche Entscheidungen getroffen, da Verspätungen nicht rechtzeitig erkannt werden.
Prinzip: Teilen und Herrschen (Vereinfachen)
Um die Komplexität des Gesamtplanes zu vereinfachen, besteht die Möglichkeit, das Projekt in mehrere sinnvolle Teilprojekte zu strukturieren, die klar definierte Integrationspunkte besitzen. Das hat verschiedene Vorteile:
- Bessere Übersichtlichkeit bei Verspätungen, was liegt auf dem kritischen Pfad
- Einbindung externer Lieferanten und beigestellter Produkte und Maschinen wird Ihnen erleichtert
- Teilprojektumfänge können klar definiert werden
- Integrationspunkte mit Zeitlichkeit können klar herausgearbeitet werden
- Teilprojektleiter können definiert werden, deren Verantwortung ist transparent dargestellt
Sehen wir uns das Ganze anhand des Beispiels an:
Aufbau der Projektpläne
Die Unterteilung in Teilprojekte sollte sich dann auch entsprechend im Projektplan widerspiegeln. Im Beispiel wird das Projekt wie folgt aufgeplant:
- Hauptprojekt – Form
- Teilprojekt 1 – Handle Carton
- Teilprojekt 2 – Fill
- Teilprojekt 3 – Seal
- Teilprojekt 4 – End packaging (External)
Die Abhängigkeiten zwischen den Plänen ergibt sich wie folgt:
- Hauptprojektplan
- Gemeinsame Konzept- und Konstruktionsphase
- Freigabepunkt, ab dem die Schnittstellen definiert sind
- Dann Aufteilung in die Teilprojekte
- Teilprojekte
- Beginnen unmittelbar nachdem die Schnittstellen freigegeben sind
. - Durchlaufen typischen Prozesse: Konstruktion, Einkauf, Montage und Inbetriebnahme.
- Integrationspunkt ist dann die Inbetriebnahme
- Hauptprojektplan
- Bildet dann wieder die Integrationspunkte für die Lieferung der Maschinen ab
- Im Beispiel drei Integrationspunkte
Projektdurchführung
Bei der Durchführung des Projektes ist es wichtig, dass die Teilprojektleiter Ihren Projektplan wöchentlich aktualisieren (Entweder direkt selbst oder durch ihre Projektmitglieder). Durch die Möglichkeit im Teilprojekt den eigenen Projektplan aufzubauen und anzupassen, ist dies für Teilprojektleiter viel einfacher und passt besser zur Realität des Teilprojektes. Der Hauptprojektleiter prüft wöchentlich den Projektstatus des Gesamtprojektes. Bei fehlendem Status-Update wird nachgefasst. Dadurch wird gewährleistet, dass der Projektplan aktuell ist.
Zusammenfassung
Durch die Aufteilung eines komplexen Projektplanes in mehrere Teilprojekte kann eine einfache und transparente Statusübersicht des Gesamtprojektes mit allen Teilprojekten und Integrationspunkten erstellt werden. Dies führt zu besseren Entscheidungen im Projekt.
Verantwortlichkeiten und Ressourcen sind klar abgegrenzt, Integrationspunkte sind mit Risikozonen definiert – wenn bei der Projektplanung mit Puffern gearbeitet wird, die eine einfache Steuerung der Ressourcen, Termine und Qualität ermöglichen. Haupt- und Teilprojektleiter sowie das Projektteam haben alle einen aktuellen Stand und werden frühzeitig über Konflikte informiert.
.svg){kind=icon}
.svg){kind=icon}
.svg){kind=icon}
