You've received hundreds of orders and are expected to work on all the different project plans, coordinate project phases, manage processes and perfectly align orders to the resources needed without buying too many parts, etc., in order not to cause inventories? What sounds like a lot of work to outsiders is routine for procurement managers at this point. Especially the pull system can be a big challenge and a lot is demanded of employees in this profession (more on this later).
But even if you have already experienced all the chaos and the many coordination problems and they have become part of your everyday life, we would like to show you a way out.
Stress of this kind is definitely not necessary and can be solved quite easily with a single step. But first, let's delve a little deeper into the topic and determine why there’s so much confusion and tons of hectic workdays, when it comes to procurement, in the first place.
What does engineer-to-order procurement mean?
The so-called engineer-to-order procedure (ETO) focuses on the manufacturing of products, which usually cannot be planned out in detail, since the majority of details are not specified e.g. technical expenditure. The tasks of a procurement manager consist of ensuring that all necessary resources are made available at any time and that the suppliers accept the orders of their company and provide them at the best possible prices. This may sound simple at first, but with a large number of orders, it becomes increasingly difficult even for experts to carry out all the tasks at hand. That is why it is important to bring order into the chaos of orders and project phases, especially in case of multi-layered projects with constantly changing requirements.
The challenges of the push and pull system of procurement
In the procurement sector, a distinction is made between two essential procedures: the push and the pull procedure. We would like to introduce you to the most significant differences, since the two systems have a profound influence on the correct handling of the management methods.
Push system
The so-called push system focuses on products that are produced after the production of a so-called sales prognosis. Therefore, this procedure is ideal for procurement managers, since it is easy to understand from the beginning to understand, which resources are used when and/or must be ordered and contracts with suppliers can be signed months prior, which saves time, eliminates stress and accelerates the processes.
Pull system
The pull system, however, is much more complicated: this methodology specializes in actively reducing redundant resources that lead to overflow and waste in the process, otherwise. For the manufacturing industry this procedure is thus substantially more efficient and useful for the acceleration of multiple processes. From the point of view of procurement managers this method isn’t very popular, however. Orders must be coordinated again and again, since they have to aim for having no inventories at all. Procurement managers therefore have to constantly calculate the deadlines until the new order is placed and simultaneously search for the best deals. The so-called engineer-to-order process is the longest of these and mainly deals with assembly or manufacturing.
In summary, the goals of working with the pull system are: having as little inventory as possible, keeping the price as low as possible, and achieving the latter two goals with perfect adherence to the timeline. It's a treacherous process that seems impossible due to the multitude of projects that need to be coordinated.
The secret to flawless procurement processes
As you can see in the image displayed above, planning, and implementing a project is a multi-layered task that can be very tiring and confusing even when using the push system. But if we make use of the pull system, it is even more difficult to reconcile all the tasks, let alone constantly reorder various kinds of resources as explained above. In this case, you need project management software or procurement software that will help you perform your tasks as a procurement manager better and on time. Also, the rest of your company will benefit from the acquisition of software of this kind, as well, if you choose a software that specializes in all other tasks that your projects entail and especially as an engineer-to-order procurement manager you will be glad to be able to keep the lengthy processes as short as possible.
Here are the criteria your software should meet:
Probably the most obvious requirement is that your software must be specialized in project management, portfolio management, procurement management, resource management and task management. After all, you are working on the planning and completion of projects from start to finish, and you want to complete each of the project phases as efficiently as possible. You should also be able to create team boards to provide more transparency and collaboration, and the software should make it easy to work with project plans and early warning indicators to protect against procurement bottlenecks. Moreover, you should be able to easily manage resources to make the day-to-day work easier for you and your employees. You should be able to work closely with suppliers by distributing permissions, delegate tasks quickly and easily by assigning responsibilities, make use of a transparent and agile project portfolio so that everyone knows who is working on what and when they are doing so. This way you also achieve easy handovers at the end of all project phases. Finally, you should aim for cloud-based software so that you can benefit from optimal data protection.
Conclusion
It can be worthwhile for everyone that is concerned with at least one of the areas listed above to make use of intelligent software. For this, you should do extensive research when it comes to making the final decision on which software is best for you. But once you have settled on the software, we guarantee that you can say goodbye to the stressful day-to-day work that procurement management entails.
Sie haben Hunderte von Aufträgen erhalten und sollen verschiedene Projektpläne bearbeiten, Prozesse managen und Aufträge perfekt auf die benötigten Ressourcen abstimmen, ohne zu viele Teile zu kaufen, um keine Lagerbestände zu verursachen? Was für Außenstehende nach ganz schön viel Arbeit klingt, ist fast schon Routine für Beschaffungsmanager:innen. Vor allem im Pull-System wird Mitarbeitenden dieser Profession besonders viel abverlangt (Dazu später mehr).
Doch auch wenn Sie das ganze Chaos und die vielen Koordinationsprobleme schon häufig miterlebt haben und diese für Sie mittlerweile zum Alltag gehören, möchten wir Ihnen einen Ausweg zeigen.
Denn Stress dieser Art ist definitiv nicht notwendig und lässt sich mit einem einzigen Schritt ganz einfach lösen. Doch lassen Sie uns zuerst etwas tiefer in das Thema eintauchen und gemeinsam ermitteln, wieso es überhaupt zu so viel Verwirrung und Hektik kommt.
Was bedeutet Engineer-to-Order-Beschaffung?
Beim sogenannten Engineer-to-Order Verfahren (auch ETO genannt), handelt es sich um die Fertigung von Produkten, die in aller Regel wenig ausführlich gegliedert werden können, da Details wie z. B. technische Aufwände nicht genau aufgeführt sind. Die Aufgaben eines/r Beschaffungsmanager:in besteht darin, zu gewährleisten, dass alle benötigten Ressourcen jederzeit zur Verfügung gestellt werden und die Lieferanten die Aufträge Ihrer Firma annehmen und zu bestmöglichen Preisen bereitstellen. Das mag zunächst einfach klingen, doch bei einer Vielzahl von Aufträgen wird es selbst für Expert:innen schwierig, alle anstehenden Aufgaben auszuführen. Deshalb ist es gerade auch bei vielschichtigen Projekten, deren Anforderungen sich ständig ändern, wichtig, Ordnung in das Chaos an Aufträgen und Projektphasen zu bringen.
Die Herausforderungen des Pull- und Push-Systems der Beschaffung
Im Beschaffungs- und Auftragssektor wird zwischen zwei wesentlichen Verfahren unterschieden: dem Push und dem Pull Verfahren. Wir möchten Ihnen die wichtigsten Unterschiede näherbringen, da die beiden Systeme sehr viel Einfluss auf die korrekte Handhabung der Management-Methoden nehmen.
Push-System
Bei dem sogenannten Push-System werden Produkte nach der Erstellung einer sogenannten Absatzprognose produziert. Dieses Verfahren ist daher ideal für Beschaffungsmanager:innen, da es von Beginn an einfach ist nachzuvollziehen, welche Ressourcen wann verwendet werden bzw. bestellt werden müssen und es können schon Monate vorher Verträge mit Lieferanten gemacht werden, die Zeit sparen, Stress eliminieren und die Prozesse beschleunigen.
Pull-System
Bei dem Pull-System ist es allerdings wesentlich komplizierter: Diese Methodik spezialisiert sich auf aktives reduzieren von redundanten Ressourcen, die zu Überfluss und damit Verschwendung im Prozess führen. Für die Fertigungsbranche ist dieses Verfahren damit erheblich effizienter und ein nützliches Mittel, um die Prozesse zu beschleunigen. Aus Sicht der Beschaffungsmanager:innen ist das Verfahren allerdings nicht besonders gern gesehen. Schließlich müssen Bestellungen immer wieder neu koordiniert werden, da mit wenigen bis bestenfalls gar keinen Lagerbeständen kalkuliert wird. Beschaffungsmanager:innen haben somit ständig damit zu tun, die Fristen bis zur neuen Bestellung zu berechnen und nach den besten Deals zu suchen. Der sogenannte Engineer-to-Order Prozess ist darunter am längsten und befasst sich hauptsächlich mit der Montage oder Fertigung.
Zusammengefasst soll beim Pull-System so wenig Vorrat an Ressourcen wie möglich bestehen, der Preis so niedrig wie möglich gehalten werden und das alles mit perfekter Einhaltung des Zeitfensters. Ein tückischer Prozess, der durch die Vielzahl der zu koordinierenden Projekte nahezu unmöglich erscheint.
Das Geheimrezept für makellose Beschaffungsprozesse
Wie Sie in der obigen Grafik sehen, ist das Planen und Implementieren eines Projekts eine vielschichtige Aufgabe, die schon bei Anwendung des Push-Systems sehr anstrengend und unübersichtlich sein kann. Wenn wir aber Gebrauch von dem Pull-System machen, ist es umso schwieriger, alle Aufgaben unter einen Hut zu bekommen, geschweige denn ständig die Bestellungen neu zu kalkulieren, wie oben erklärt. In diesem Fall brauchen Sie eine Projektmanagement- bzw. eine Beschaffungssoftware, die Ihnen dabei hilft, Ihre Aufgaben als Beschaffungsmanager:in besser und termingerecht zu erledigen. Auch der Rest Ihres Unternehmens wird von der Anschaffung einer solchen Software profitieren, wenn Sie eine Software aussuchen, die auf alle weiteren Aufgaben spezialisiert sind, die Ihre Projekte mit sich bringen und vor allem als Engineer-to-Order Beschaffungsmanager:in werden Sie froh sein, den langen Prozess von der Fertigung bis zur Bestellung so kurz wie möglich halten zu können.
Folgende Kriterien sollte Ihre Software erfüllen:
Die wahrscheinlich offensichtlichste Voraussetzung ist, dass die Software spezialisiert in den Bereichen Projektmanagement, Portfoliomanagement, Beschaffungsmanagement, Ressourcenmanagement und Aufgabenmanagement sein muss. Schließlich arbeiten Sie von Anfang bis Ende an der Planung und Fertigstellung der Projekte mit und möchten jede der Projektphasen so effizient wie möglich abschließen. Darüber hinaus sollte es die Möglichkeit geben, Teamboards zu erstellen, um mehr Transparenz und Kollaboration zu gewährleisten und die Software sollte das Arbeiten mit Projektplänen und Frühwarnindikatoren zum Schutz vor Engpässen bei der Beschaffung erleichtern. Ebenso wichtig ist es, dass Sie Ressourcen leicht managen können, um Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen den Arbeitsalltag zu erleichtern. Sie sollten durch das Verteilen von Berechtigungen eng mit Lieferanten zusammenarbeiten können, Aufgaben durch das Verteilen von Verantwortlichkeiten schnell und einfach delegieren können, Gebrauch von einem transparenten und agilen Projektportfolio machen können, damit jeder weiß, wer wann an was arbeitet. So erzielen Sie auch einfache Handover am Ende aller Projektphasen. Letztens sollte es sich um eine cloud-basierte Software handeln, damit Sie von optimalem Datenschutz profitieren können.
Fazit
Es kann sich für alle Beteiligten lohnen, eine intelligente Software in den oben aufgelisteten Bereichen für Ihr Unternehmen anzuschaffen. Dafür sollten Sie ausführliche Recherche betreiben, wenn es darum geht, die finale Entscheidung zu treffen, welche Software für Sie am besten geeignet ist. Doch wenn Sie sich erst entschieden haben, garantieren wir Ihnen, dass Sie sich von dem stressigen Arbeitsalltag, der Beschaffungsmanagement mit sich bringt, verabschieden können.
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